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회의(會議)에 대한 회의(懷疑) - 진짜 공감되는 구만~!

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자꾸 늘어지기만 하고 결론이 나지 않는 회의에 대해 회의가 느껴진다면 어떻게 할까?

 

 

‘야신(野神)’이라 불리는 김성근 고양 원더스 감독은 한 인터뷰에서 이런 얘기를 했다.

 

“나는 미팅 많이 하는 조직은 실패라고 봐요. 왜 자꾸 강제로 모여요? 리더의 자위행위라고. 자기만족이에요.”

 

이 얘기를 들은 리더들 중에 찔리는 사람, 분명 있을 거다.

 

툭하면 직원들 불러 모아 일장 연설을 늘어놓고 아이디어를 내놓으라고 윽박지르는 CEO는 더욱 더...

 

하버드대 경영대학원 라파엘라 사둔 교수팀이 전 세계 CEO 65명의 업무 시간을 조사한 결과 CEO들이 가장 많은 시간을 쏟는 업무는 회의였다.

 

한 주 평균 업무시간인 55시간 중 가장 긴 18시간을 회의에 쓰고 있단다.

 

회의를 하는 동안 자위행위만 하고 있을 것인지, 참신한 아이디어 공유와 신속한 의사결정의 장으로 활용할지는 바로 당신들에게 달렸다.



1. 갑작스런 회의는 절대 생산적일 수 없다

가능하면 회의는 3일 전쯤 미리 공지하는 게 좋다. 그래야 충분한 준비가 가능할 테니까.

 

갑작스럽게 “30분 후에 회의할 거니까. 회의실로 모이세요”라고 했다면 생산적인 회의가 될 거라는 기대는 버리는 게 좋다.

 

그저 잡담만 늘어놓는 자리가 될 게 분명하다.

 



2. 회의 전 주제와 자료 공유는 필수다

아무런 준비 없이 회의를 시작한다면 뻔한 결과를 낳을 수밖에 없다.

 

미리 회의 주제를 제시하고 그에 관한 자료를 제공한 다음 생각을 정리해오도록 하는 게 기본이다.

 

머리가 텅 빈 상태로 들어와서 회의실 안에서 뭔가 짜내라고 하는 건 가혹한 고문이다.

 



3. 회의엔 꼭 있어야 할 사람만 있으면 된다

어중이떠중이가 모이는 건 동네 시장에서나 필요한 일이다.

 

무슨 회의를 하든 모든 직원이 전부 참석하게 하는 어리석은 짓은 하지 말자.

 

괜히 많은 사람이 참여해 봐야 분위기만 어수선해질 뿐이다. 한 마디씩만 해도 회의 시간은 금세 흘러버리고 만다.

 



4. 회의실은 어디든 될 수 있다

자유롭게 아이디어를 내야 하는 회의라면 꼭 회의실을 고집할 필요는 없다.

 

근처 공원의 잔디밭이나 선선한 바람이 부는 카페 테라스가 오히려더 좋은 분위기를 제공할 수 있다.

 

열린 환경에서 열린 생각이 나올 확률이 더 높지 않을까.

 



5. 회의는 무조건 정시에 시작하라

2시에 회의하기로 했다면 전원이 참석하지 않았더라도 2시에 시작하자.

 

기다리는 사람의 시간도 소중하니까. 그에 앞서 제 시간에 참석하는 게 기본이다.

 

회의 시작 후에 참석하게 되면 본의 아니게 주도권을 빼앗길 수 있다.

 



6. 누가 말했느냐보다 무엇을 말했느냐에 집중하라

윗사람 말엔 맞장구를 치고 신입사원 말은 깔아뭉개는 회의는 할 필요가 없다.

 

그냥 윗사람 하고 싶은 대로 하면 되니까. 직급이 사원이라고 아이디어나 의견까지 수준이 낮은 건 아니다.

 

그들이 낸 아이디어로 싹을 틔우고 물을 주면 훌륭한 꽃이 될 수 있다.

 



7. 비판과 논쟁과 토론이 난무하는 회의를 하라

어떤 회의든 한 방향으로만 흐를 수 없고 그럴 필요도 없다.

 

오히려 정반대의 의견이 서로 충돌해야 더 좋은 결론을 낼 수 있다.

 

토론에 익숙지 않다는 게 우리 회의 문화의 근본적 문제라 해도 과언이 아니다.

 

무슨 말이든 많이 해야 숨겨진 진주를 찾을 수 있다.

 



8. 회의가 끝날 땐 가능한 결론을 도출하라

3~4시간 동안 마라톤 회의를 했는데 아무 결론도 내릴 수 없다면 어쩌겠는가. 회의에는 분명한 목적이 있다.

 

그 목적을 달성하지 못했다면 실패한 회의라 할 수 있다.

 

물론 결론이 나지 않는 회의도 있을 수 있다. 그럴 땐 잠정적인 결론이라도 내리고 추가 회의를 준비하면 된다.

 


9. 어떤 회의든 1시간 안에 끝내는 게 좋다

회의를 오래한다고 더 좋은 아이디어가 나올 거라는 생각은 버려라.

 

회의 시작 시간은 물론이고 마치는 시간까지 정해놓는 게 좋다.

 

시간을 정했다면 얘기 중이라도 과감히 회의를 마쳐야 한다. 괜히 길게 끌어봐야 시간 낭비가 될 공산이 크다.

 



10. 회의록을 짧게 작성해 공유하라

회의록은 모든 이들의 발언을 적는 게 아니다.

 

회의의 주제와 목적을 정확히 파악하고 각 발언의 핵심을 정리해 한눈에 볼 수 있도록 해야 한다.

 

그렇기 때문에 아무것도 모르는 막내 사원에게 회의록 작성을 시키는 것 만큼 어리석은 짓은 없다.


 

 

 

출처 - http://www.m25.co.kr/

 

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